L’information algorithmique des salariés est l’obligation pour l’employeur d’indiquer à chaque nouveau salarié quels algorithmes décident de ses conditions de travail. Lorsqu’il les utilise, il doit aussi expliquer les règles qu’ils appliquent. Elle découle de la lettre k de l’article 3.2 du décret royal espagnol 723/2026 du 9 septembre. Publié au Journal officiel espagnol (BOE) le 15 septembre, il est en vigueur depuis le 5 octobre 2026. Il vise tout système qui intervient dans le temps de travail, les tâches, la rémunération, la promotion, le lieu de travail ou le licenciement. Peu importe qu’il s’agisse d’intelligence artificielle ou d’un programme à règles fixes. L’information est remise par écrit avant le début du travail et mise à jour chaque fois que le système change. L’AI Act n’exigera rien de comparable avant le 2 décembre 2027, et seulement pour l’IA à haut risque.
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La lettre k impose d’informer de l’existence de systèmes algorithmiques ou automatisés de prise de décision. Lorsque ces systèmes servent à décider des conditions de travail, l’information porte aussi sur leurs lignes directrices, critères et règles de fonctionnement. Le texte figure dans le décret royal 723/2026 (en espagnol), qui transpose la directive (UE) 2019/1152 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles. Il remplace le décret royal 1659/1998, qui régissait cette information depuis près de trente ans.
L’article énumère six domaines de décision précédés de la formule « tels que », la liste est donc ouverte.
Le point commun est que le système intervient pour fixer ou modifier une condition de travail. Un algorithme qui répartit les gardes du week-end est concerné. Un algorithme qui se borne à trier les courriels d’une boîte de réception ne l’est pas, car il ne décide rien sur la relation de travail.
La sélection des candidats ne figure pas dans la liste, car cette information est remise à la personne déjà recrutée. Les algorithmes de recrutement relèvent de leurs propres règles, dans le Statut des travailleurs espagnol (Estatuto de los Trabajadores) et dans le RGPD.
Le décret royal ne précise pas ce que recouvrent les lignes directrices, critères et règles de fonctionnement. La référence la plus complète est le guide L’information algorithmique dans le domaine du travail (en espagnol), publié par le ministère espagnol du Travail en mai 2022. Il a été rédigé pour l’article 64.4.d du Statut des travailleurs et pour le RGPD, et non pour ce décret, mais il décrit le même type d’information. Parmi les quinze éléments qu’il énumère, voici les plus utiles pour rédiger le document de chaque salarié.
En pratique, l’information n’est utile que si le salarié peut la comprendre. Prenons une prime qui pondère à 60 % les livraisons dans les délais et à 40 % l’évaluation du client. Le salarié doit pouvoir la lire exactement ainsi, et savoir qu’un responsable vérifie chaque calcul avant le paiement.
Le décret royal ne définit pas le système algorithmique ou automatisé de prise de décision. Il n’exige pas non plus qu’il s’agisse d’intelligence artificielle ni qu’il décide sans intervention humaine. Le guide de 2022 estimait déjà, pour le Statut des travailleurs, que le droit à l’information naît même lorsque l’algorithme n’est qu’une aide à la décision. La frontière tient à l’usage, non à l’outil.
| Usage | Visé par la lettre k ? | Pourquoi |
|---|---|---|
| Logiciel qui attribue les horaires selon la demande et la disponibilité | Oui | Il décide de la répartition du temps de travail |
| Prime calculée par une formule d’indicateurs de performance | Oui | Il fixe une partie du salaire |
| Plateforme qui note la performance et alimente les promotions | Oui | Il intervient dans l’évolution professionnelle, même si une personne prend la décision finale |
| Application qui répartit les commandes ou les tournées entre les salariés | Oui | Il attribue des tâches |
| Logiciel de paie qui applique le salaire convenu et la convention collective | Probablement pas | Il exécute une condition déjà fixée, il ne la détermine pas |
| IA générative pour rédiger des courriels ou résumer des documents | Non | Elle n’intervient pas dans les décisions sur les conditions de travail |
| IA générative pour classer les candidats à une promotion | Oui | C’est un outil d’usage général, mais ici il décide de l’évolution professionnelle |
Les cas douteux se tranchent en se demandant si le résultat du système pèse dans une décision concernant la personne. S’il pèse, la prudence commande d’informer. Informer de trop coûte un paragraphe dans le contrat. Informer trop peu est une infraction.
L’information est remise avant le début de la relation de travail, selon l’article 7.1. Elle peut figurer dans le contrat de travail écrit lui-même. À défaut, l’employeur la fournit dans un ou plusieurs documents distincts, sur papier ou sous forme électronique. La forme électronique est valable si le salarié peut y accéder, la conserver et l’imprimer. L’employeur doit en outre garder la preuve de l’envoi ou de la réception, selon l’article 6.
| Situation | Délai | Fondement |
|---|---|---|
| Embauche à partir du 5 octobre 2026 | Avant le début de la relation de travail | Article 7.1 |
| Modification du système ou de ses règles | Dès que possible et, au plus tard, le jour où la modification prend effet | Articles 5 et 7.3 |
| Salarié embauché avant le 5 octobre | Trente jours ouvrables à compter de sa demande, s’il ne l’a pas déjà | Disposition transitoire unique, paragraphe 1 |
| Modification après le 5 octobre d’un contrat antérieur | Au plus tard, le jour où la modification prend effet | Disposition transitoire unique, paragraphe 2 |
| Relation de travail de quatre semaines ou moins | Ne s’applique pas | Article 2.2 |
Le service public de l’emploi espagnol (SEPE) a publié le 1er octobre 2026 le modèle de document d’information (en espagnol) prévu par la première disposition additionnelle. C’est un formulaire de sept pages, également disponible en catalan, en galicien, en basque et en valencien. Sa rubrique I s’intitule « existence de systèmes algorithmiques ou automatisés de prise de décision liés à la fixation, à la variation ou à la modification des conditions de travail » et comporte un cadre de texte libre. Le titre ne mentionne que l’existence du système. La lettre k exige en outre ses orientations, critères et règles lorsque le système décide des conditions de travail, de sorte que le cadre doit les contenir ou renvoyer à une annexe signée avec le document. Le recours au modèle est facultatif, et ne pas l’utiliser ne dispense pas d’informer, selon la première disposition additionnelle elle-même.
Le cas est fictif. Rutalia Logística, S.L. assure la livraison de colis du dernier kilomètre à Madrid avec 140 livreurs salariés. Un logiciel attribue les horaires chaque semaine selon la demande prévue et la disponibilité déclarée. Un autre calcule une prime mensuelle à partir de deux indicateurs, les livraisons dans les délais et l’évaluation des destinataires.
Le 13 octobre 2026, Rutalia embauche douze livreurs. Avant leur premier jour, elle leur remet le contrat avec une annexe sur les deux systèmes. L’annexe explique quelles données ils utilisent, quel poids a chaque indicateur et qui vérifie les résultats. Pour les fêtes de fin d’année, elle embauche en outre huit personnes pour trois semaines. L’obligation ne les concerne pas, car leur relation ne dépasse pas quatre semaines.
Le 20 octobre, un livreur embauché en 2025 demande l’information par écrit. Rutalia dispose de trente jours ouvrables pour la lui remettre. En novembre, le fournisseur du logiciel de primes modifie la pondération et donne plus de poids à l’évaluation des destinataires. Cette modification impose d’informer à nouveau tous les salariés concernés, au plus tard le jour où elle s’applique. Comme Rutalia a un comité d’entreprise, la modification déclenche aussi son droit à l’information prévu à l’article 64.4.d du Statut des travailleurs. Si le fournisseur ne prévient pas à l’avance, Rutalia est en infraction sans le savoir.
Le décret royal 723/2026 n’est pas la première règle espagnole qui oblige à expliquer les algorithmes au travail. Sa nouveauté est d’exiger l’information pour chaque salarié, pour tout système et avant le premier jour. Jusqu’ici il existait deux niveaux, et l’AI Act en ajoutera un troisième en 2027.
| Règle | Qui reçoit l’information | Quels systèmes | Depuis quand |
|---|---|---|---|
| Statut des travailleurs espagnol, article 64.4.d | Le comité d’entreprise | Algorithmes ou systèmes d’IA qui influent sur les conditions de travail et sur l’accès à l’emploi et son maintien, y compris le profilage | Depuis 2021 |
| RGPD, articles 13, 14 et 22 | Chaque personne concernée | Décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage | Depuis mai 2018 |
| Décret royal 723/2026, article 3.2.k | Chaque salarié | Tout système algorithmique ou automatisé qui décide de ses conditions de travail | Depuis le 5 octobre 2026 |
| AI Act, articles 26.7 et 26.11 | Représentants des salariés, salariés concernés et personnes faisant l’objet de la décision | Systèmes d’IA à haut risque, dont ceux de l’emploi visés à l’annexe III | À partir du 2 décembre 2027 |
Le préambule du décret royal rend explicite le lien avec le règlement sur l’intelligence artificielle. Il indique que la lettre k « s’appuie sur les articles 2.11, 26.7, 26.11 et 86 du règlement (UE) 2024/1689 ». L’article 2.11 permet aux États membres de maintenir ou d’adopter des règles plus favorables aux travailleurs quant à l’utilisation de l’IA par les employeurs. L’Espagne a utilisé cette marge pour avancer l’information individuelle de plus d’un an. Elle l’a aussi étendue à des systèmes que l’AI Act ne considère pas à haut risque, ou qui ne relèvent même pas de l’IA.
L’article 86 de l’AI Act reconnaît un autre droit, celui d’obtenir une explication d’une décision précise prise avec un système à haut risque. La lettre k ne va pas aussi loin. Elle impose de décrire les règles avant leur application, et non de justifier chaque résultat après coup. L’AI Act dans l’emploi, y compris le recrutement, est expliqué dans notre guide de l’AI Act pour les entreprises.
L’obligation d’informer pèse sur l’employeur, même si l’algorithme a été développé par un tiers. Dans de nombreuses startups et scale-ups, les horaires, l’évaluation ou les primes reposent sur un logiciel externe. L’employeur ne connaît pas lui-même les règles qu’il doit expliquer, et seul le fournisseur peut les lui donner.
Le contrat avec le fournisseur doit permettre à l’employeur de respecter les articles 3.2.k et 7.3. Il devrait prévoir au moins les engagements suivants.
Ces clauses ont leur place dans le contrat SaaS ou de licence et dans l’accord de niveau de service, dans le cadre des contrats informatiques conclus avec chaque fournisseur. Les négocier à la signature coûte moins cher qu’au renouvellement, et nous expliquons comment les rédiger dans notre guide sur les clauses de transparence algorithmique avec le fournisseur de logiciels.
Communiquer les lignes directrices, critères et règles ne signifie pas remettre le code source. Le guide du ministère du Travail de 2022 le dit expressément pour le Statut des travailleurs et le RGPD. La lettre k emploie des termes équivalents, qui visent le fonctionnement du système et non sa programmation. Le fournisseur peut protéger son code et ses données d’entraînement au titre du secret des affaires. Ce que le contrat doit éviter, c’est que l’employeur se retrouve sans explication compréhensible de la manière dont le système décide.
Non. Le décret royal 723/2026 impose d’informer de l’existence du système et de ses lignes directrices, critères et règles de fonctionnement, non de sa programmation. Le guide du ministère espagnol du Travail de mai 2022 a déjà précisé que l’obligation d’information algorithmique n’impose pas de fournir le code source. Il suffit d’expliquer quelles données utilise le système, comment il les pondère, ce qu’il décide et quelle intervention humaine existe.
C’est une infraction légère. L’article 6.4 de la loi espagnole sur les infractions et sanctions dans l’ordre social (LISOS) sanctionne le fait de ne pas informer par écrit des éléments essentiels du contrat. Les modalités et délais sont ceux fixés par voie réglementaire, c’est-à-dire, depuis le 5 octobre, le décret royal 723/2026. L’amende va de 70 à 750 euros, selon le degré. Le décret royal ne crée pas de sanctions propres. Il ajoute les algorithmes à l’information obligatoire.
Oui, à leur demande. Toute personne déjà en poste le 5 octobre 2026 peut demander l’information. L’employeur dispose de trente jours ouvrables pour la fournir, sauf si le salarié l’a déjà. En outre, toute modification du système postérieure à cette date doit être communiquée aux salariés concernés au plus tard le jour où elle prend effet.
Seulement s’ils servent à décider des conditions de travail. Rédiger des courriels, résumer des documents ou préparer des présentations avec une IA générative ne déclenche pas la lettre k. L’utiliser pour noter les candidats à une promotion, répartir des tâches ou proposer des licenciements la déclenche. Elle intervient alors dans des décisions sur l’évolution professionnelle, les tâches ou la rupture du contrat. Ce qui compte, c’est l’usage, pas l’outil.
Elle ne s’applique pas aux relations de travail de quatre semaines ou moins. L’article 2.2 du décret royal 723/2026 limite le chapitre sur les éléments essentiels du contrat aux relations de plus de quatre semaines. La lettre k figure dans ce chapitre. Un contrat de renfort de trois semaines est exclu, un contrat de cinq semaines est inclus.
Le 5 octobre change peu de choses pour l’employeur qui documentait déjà ses algorithmes auprès du comité d’entreprise. Pour celui qui ne s’était jamais posé la question, il change beaucoup. Le vrai travail consiste à recenser les systèmes qui décident à propos des salariés et à obtenir du fournisseur une explication transmissible. Il faut ensuite mettre en place un circuit pour signaler chaque modification. Ce même inventaire servira en décembre 2027, lorsque l’AI Act imposera ses propres obligations aux systèmes à haut risque de l’emploi. Chez Innovatech, nous aidons les entreprises technologiques à encadrer leur usage des algorithmes et de l’IA dans le cadre de notre conseil juridique en intelligence artificielle. Écrivez-nous et nous vous donnerons une évaluation initiale gratuite.
Marta Suárez-Mansilla est associée gérante d'Innovatech Legal et abogada inscrite à l'ICAM (Ilustre Colegio de la Abogacía de Madrid), active en droit des technologies. Elle a suivi le cours Copyright de la Harvard Law School et le programme Blockchain de BerkeleyX, et conseille des entreprises technologiques depuis plus de huit ans.