Cláusulas de información algorítmica en el contrato con tu proveedor de software

Por qué el Real Decreto 723/2026 acaba en el contrato con el proveedor

El artículo 3.2.k del Real Decreto 723/2026 obliga a la empresa, no al proveedor. Es el empleador quien debe informar de la existencia de los sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones y, cuando deciden sobre condiciones de trabajo, de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. El proveedor no aparece en la norma. Si la información falta o es incompleta, la infracción leve del artículo 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social se imputa a la empresa, con una multa de 70 a 750 euros.

El problema es práctico. En muchas empresas tecnológicas los turnos, la evaluación del desempeño o los incentivos funcionan sobre software de terceros, contratado como servicio o con licencia. La empresa sabe lo que el sistema hace, pero no siempre cómo lo decide. Las variables, su peso y las reglas que convierten un dato en una decisión están en la documentación interna del proveedor.

El modelo del Servicio Público de Empleo Estatal lo hace visible. Su apartado I, sobre la «existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones», es un recuadro de texto libre. Para rellenarlo con algo más que el nombre del programa, la empresa necesita del proveedor una explicación que pueda trasladar. Qué hay que contar a la plantilla, a quién y cuándo lo explicamos en nuestra guía sobre la información algorítmica a los trabajadores.

Las seis cláusulas que conviene negociar con el proveedor

Seis compromisos cubren lo que la empresa necesita para cumplir el Real Decreto 723/2026 y las normas que lo rodean. No hace falta un contrato nuevo. Caben en el contrato de servicio o de licencia, en el acuerdo de nivel de servicio o en una adenda.

Una descripción del sistema que se pueda trasladar a la plantilla

El proveedor se obliga a entregar, y a mantener actualizada, una descripción del funcionamiento del sistema en un lenguaje comprensible. Debe recoger qué decisiones apoya o toma, qué datos usa, cómo pondera cada variable, qué reglas aplica y qué intervención humana permite. La cláusula tiene que precisar que la descripción está pensada para comunicarse a los trabajadores y a sus representantes. Un documento técnico escrito para el departamento de sistemas no sirve para eso.

Conviene fijar también el formato y el plazo. Un anexo de dos o tres páginas, entregado en un plazo corto desde la firma, es suficiente para la mayoría de los sistemas de turnos, evaluación o incentivos.

Aviso previo de cambios en el modelo o en sus parámetros

El proveedor se obliga a avisar con antelación de cualquier cambio que altere las variables, su ponderación o las reglas de decisión. El motivo está en el artículo 7.3 del Real Decreto, que exige comunicar los cambios a los trabajadores lo antes posible y, como tarde, el día en que surtan efecto. Un proveedor que actualiza su modelo sin avisar deja a la empresa incumpliendo sin saberlo.

La cláusula funciona si define qué es un cambio relevante y fija un plazo de preaviso. Treinta días naturales es un punto de partida razonable para los cambios planificados. Para las correcciones urgentes basta un aviso el mismo día con la descripción de su efecto.

Colaboración ante el trabajador, el comité de empresa y la Inspección

El proveedor se compromete a ayudar a la empresa a responder a tres tipos de solicitud. Los trabajadores contratados antes del 5 de octubre de 2026 pueden pedir la información, y la empresa tiene treinta días hábiles para darla según la disposición transitoria única. El comité de empresa tiene derecho a conocer los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos por el artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores. Y la Inspección de Trabajo puede requerir la documentación en cualquier momento.

El contrato debe dar al proveedor un plazo de respuesta más corto que el de la empresa. Si la empresa dispone de treinta días hábiles, el proveedor debería responder en diez.

Documentación de pruebas, sesgos e intervención humana

La empresa necesita saber algo más que cómo decide el sistema. También qué controles tiene. Conviene que el proveedor entregue un resumen de las pruebas hechas antes de comercializarlo, de los controles de sesgo y de las opciones de revisión humana que ofrece. Sirve para responder a las preguntas de la plantilla y para la evaluación de impacto del artículo 35 del RGPD cuando el tratamiento la exija.

Para los sistemas de inteligencia artificial de alto riesgo del ámbito laboral, esta documentación dejará de depender de la negociación el 2 de diciembre de 2027. Desde esa fecha, el AI Act obligará a su proveedor a acompañarlos de instrucciones de uso con esa información.

Confidencialidad y secreto empresarial sin dejar a la empresa a ciegas

Explicar un algoritmo no obliga a revelar su código. La guía del Ministerio de Trabajo de mayo de 2022 ya lo aclaró para el derecho de información del Estatuto, y la letra k usa un lenguaje equivalente. El proveedor puede proteger su código fuente y sus datos de entrenamiento como secreto empresarial, al amparo de la Ley 1/2019 de Secretos Empresariales.

La cláusula equilibra los dos intereses. El proveedor identifica qué información considera secreta, y la empresa se compromete a no divulgarla más allá de lo que exige la ley. A cambio, el proveedor no puede invocar el secreto para negar la descripción comprensible de cómo decide el sistema, que es justo lo que la empresa debe trasladar.

Responsabilidad, indemnidad y salida del contrato

La cláusula de responsabilidad cierra el círculo. Si la empresa es sancionada porque el proveedor no entregó la información o no avisó de un cambio, el contrato debe permitirle repercutir ese coste. Es habitual que los contratos de software como servicio limiten la responsabilidad del proveedor a las cuotas de un año y excluyan las sanciones. Conviene que el incumplimiento de estas obligaciones quede fuera de ese límite o tenga uno propio.

También hay que prever la salida. Si el proveedor incumple de forma reiterada, la empresa tiene que poder resolver el contrato y recuperar sus datos sin penalización.

Qué obligación cubre cada cláusula

Cada cláusula responde a una norma concreta. La tabla sirve para comprobar si un contrato cubre todas las que afectan a un sistema que decide sobre la plantilla.

Contratos ya firmados y proveedores con condiciones estándar

Los contratos firmados antes del 5 de octubre no incluyen estas cláusulas, y la obligación ya está en vigor. La vía más rápida es una adenda de información algorítmica, de una o dos páginas, que se firma sin reabrir el resto del contrato. Si el contrato vence pronto, se negocia en la renovación.

Los grandes proveedores rara vez negocian sus condiciones. En ese caso conviene pedir por escrito la documentación de producto que describa el sistema y comprobar si basta para rellenar el apartado I del modelo del Servicio Público de Empleo Estatal. Si no basta, la empresa tiene que decidir si completa la información por su cuenta, lo que exige entender el sistema, o si cambia de proveedor.

Ejemplo aplicado a una cadena de clínicas con software de turnos

El caso es ficticio. Clínicas Vereda, S.L. gestiona seis clínicas de fisioterapia en Valencia con 85 profesionales. Desde 2024 usa un software en la nube que asigna los turnos de cada semana según la demanda de citas, la disponibilidad declarada y la antigüedad. El contrato es el estándar del proveedor y no menciona los algoritmos.

En octubre de 2026 la empresa prepara el documento informativo para tres nuevas contrataciones. Al rellenar el apartado I descubre que no sabe cuánto pesa la antigüedad frente a la disponibilidad. Pide al proveedor una adenda con cuatro compromisos, que son un anexo descriptivo en quince días, aviso de los cambios con treinta días de antelación, respuesta en diez días a cualquier solicitud de la plantilla y exclusión de esas obligaciones del límite de responsabilidad.

El proveedor acepta los tres primeros y ofrece, para el cuarto, un límite propio del doble de la cuota anual. Con el anexo, Clínicas Vereda completa el documento antes de las incorporaciones y guarda la adenda para la siguiente revisión del comité de empresa.

Cómo encaja con el contrato de encargo del RGPD y con el AI Act

Casi todo proveedor de software de recursos humanos trata datos personales de la plantilla por cuenta de la empresa, y ya ha firmado con ella un contrato de encargo del artículo 28 del RGPD. Ese contrato le obliga a ayudar a la empresa a atender los derechos de los interesados, según el artículo 28.3.e. Entre ellos está el derecho a recibir información significativa sobre la lógica aplicada del artículo 15.1.h, que el RGPD reconoce al menos para las decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado del artículo 22.

El Real Decreto 723/2026 llega más lejos que el RGPD. Alcanza a cualquier sistema que intervenga en una decisión sobre condiciones de trabajo, aunque una persona tenga la última palabra. Por eso el contrato de encargo no basta, y la cláusula de información algorítmica va en el contrato principal o en el acuerdo de nivel de servicio. Lo práctico es revisar los dos documentos a la vez.

El AI Act repartirá parte de este trabajo desde el 2 de diciembre de 2027. Los sistemas de IA destinados a decidir sobre las condiciones de la relación laboral, la promoción o el despido, a asignar tareas a partir del comportamiento o de rasgos personales, o a evaluar el rendimiento son de alto riesgo según su anexo III. Su proveedor tendrá que entregar instrucciones de uso con sus capacidades, sus limitaciones y las medidas de supervisión humana. Las obligaciones de cada parte se explican en nuestra guía del Reglamento de Inteligencia Artificial para empresas. Los sistemas que no son IA, o que no son de alto riesgo, seguirán dependiendo solo del contrato.